В настоящее время бухгалтерский и налоговый учет на предприятиях ведется с использованием специальных бухгалтерских программ. В них организации создают документы, отчеты. Все чаще при учете возникает необходимость в обмене документами в электронном виде, например, с контрагентами. Счета покупателям и акты сверки взаиморасчетов удобнее и быстрее получить посредством передачи их по электронной почте. В этой статье, подготовленной В.В. Рыбалка (фирма "1С") и специалистами ООО "Внедренческой фирмы "БЛИК", описывается методика сохранения печатной формы документа или отчета, сформированного в "1С:Бухгалтерии 8" во внешние файлы различных форматов, а также рассказывается, какими средствами можно открыть и редактировать табличный документ "1С:Предприятия" (*.mxl).

Табличный документ "1С:Предприятия" (*.mxl): как сохранить в другом формате?

После того как табличный документ сформирован в "1С:Предприятии" и выведен на экран, его можно распечатать и сохранить во внешний файл. Например, для последующей отправки контрагенту-покупателю по электронной почте.

В "1С:Предприятии" имеется возможность сохранить полученный документ в нескольких форматах. В частности, доступны:

• формат "1С:Предприятие" - табличный документ для версий платформы 7.7 и 8 (файлы с расширением "*.mxl");
• текстовый формат ("*.txt") с различными кодировками (ANSI, UTF-8);
• формат HTML различных стандартов ("*.htm");
• формат MS Excel различных стандартов ("*.xls").

Каждый из форматов является довольно распространенным в компьютерном мире. В частности, формат "1С:Предприятия" ("*.mxl") используется для передачи табличных документов между пользователями платформ 7.7 и 8. Текстовый формат ("*.txt"), как правило, используется для передачи текстовой информации (без форматирования) и может быть прочитан практически на любом компьютерном устройстве. Формат HTML - самый распространенный формат отображения информации в сети Интернет (например, странички и сайты, которые вы просматриваете в Интернете, с большой долей вероятности используют именно формат HTML или его разновидности). А формат MS Excel в комментариях, мы считаем, не нуждается - мало какой компьютер не умеет работать с "офисными" документами.

Для того, чтобы сохранить документ из "1С:Предприятия" в любой из перечисленных выше форматов, достаточно выбрать в меню "Файл" опцию "Сохранить копию…", после чего в появившемся диалоге сохранения файла, в разделе "Тип файла" выбрать нужный нам тип.

Среди всех вышеперечисленных типов файлов, обратим внимание на три самых интересных с практической точки зрения - т. е. те, которые максимально полно сохранят форматирование в табличном документе и в дальнейшем позволят другим пользователям комфортно просматривать то, что мы сохранили, распечатывать это или даже редактировать.

Первый формат - "табличный документ" "1С:Предприятия". Он записывается в файлы с расширением ".mxl" и может быть прочитан и отредактирован только средствами платформы "1С:Предприятие". Открыть такой файл можно программой "1С:Предприятие", установленной на компьютер пользователя или бесплатным редактором файлов форматов 1С "1С:Предприятие-Работа с файлами".

Программу "1С:Предприятие - Работа с файлами" можно бесплатно скачать по этому адресу, а описание программы и примеры работы можно увидеть по этому адресу. Данный редактор позволяет открывать и редактировать различные форматы файлов, которые могут быть созданы средствами платформы "1С:Предприятия". Поддерживаются следующие форматы:

• текстовые документы различных кодировок ("*.txt");
• табличные документы версий платформы 7.7 и 8 ("*.mxl");
• HTML-документы ("*.htm, *.html");
• графические схемы ("*.grs");
• географические схемы ("*.geo").

По сути, используя эту программу, вы получаете все возможности по работе с этими файлами, доступные в любой другой версии платформы "1С:Предприятие" версии 8. Кроме, собственно, редактирования и просмотра файлов, "1С:Предприятие - Работа с файлами" позволяет проводить сравнение файлов встроенными в платформу 8 возможностями. Поддерживается сравнение двух текстовых файлов("*.txt"), двух табличных документов в формате 1С ("*.mxl") или двоичное сравнение. Для использования этой возможности, достаточно в меню "Файл" выбрать пункт "Сравнить файлы", а в появившемся диалоге выбрать тип сравнения и указать два файла, которые будем сравнивать (см. рис. 1). Если файлы не идентичны, то будет открыто окно, наглядно отображающее, чем файлы друг от друга отличаются (см. рис. 2). Причем, как видно из рисунка, можно быстро перемещаться по всем обнаруженным различиям, по позиции в одном документе попадать в ту же позицию другого. Все различия наглядно помечены цветом. В результате вы всегда имеете под рукой мощный механизм сравнения, который позволит быстро выявить различия, например в однотипных документах или отчетах, что может существенно ускорить работу с ними.

Рис. 1

Рис. 2

В заключение стоит упомянуть, что в программу "1С:Предприятие - Работа с файлами" встроены также календарь и калькулятор, уже знакомые многим по платформе 1С версии 8.

Второй полезный многим формат - "Лист Excel" ("*.xls"). Заметим, что в версии 8.1 платформы "1С:Предприятие 8", появилась поддержка формата Excel97, который позволяет корректно сохранять разнообразное форматирование, группировку, примечания и т. п. Благодаря поддержке этого формата, вы может сохранить и передать, например, своему контрагенту расходную накладную ТОРГ-12, в формате Excel без каких-либо потерь в форматировании этого документа. Т. е. получатель откроет в своей программе Excel файл и увидит его ровно таким, каким он был создан в программе 1С.

Третий формат, на который хотелось бы обратить ваше внимание - "Документ HTML" ("*.htm"). Пожалуй, это самый распространенный формат в Интернет. Польза для нас в том, что документ этого формата может быть открыт массой WEB-браузеров, например, Internet Explorer, Mozilla, Firefox, Opera и т. п. То есть на компьютере пользователя, которому вы отправляем документ в формате HTML, вообще могут отсутствовать программы 1С.

Как правило, у рядового пользователя не возникает необходимости в редактировании файлов данного формата. В случае же, если возникнет необходимость отредактировать такой документ (например, опечатку поправить), пользователь всегда может установить необходимый ему HTML-редактор или бесплатную программу "1С:Предприятие - Работа с файлами", о которой мы уже упоминали.

В заключение, хочется отметить развитые возможности программ "1С:Предприятие" по экспорту своих данных в другие форматы. Это реализовано с целью упростить и облегчить процесс обмена рабочими данными и документами между разнородным программным обеспечением различных организаций.

Источник