Обмен первичными документами в электронном виде с помощью «1С:Предприятия 8»

Растет число компаний, уже оценивших преимущества внедрения электронного документооборота. Помимо ускорения принятия решений и сокращения издержек повышается эффективность бизнес-процессов. Фирма «1С» разработала механизм электронного обмена первичными документами между организациями. Новый механизм был опробован, в частности, в компании «Комацу СНГ». О том, как проходил процесс подготовки и запуска электронного обмена первичными документами, рассказывают специалисты компании.

Обмен первичными документами в электронном виде с помощью "1С:Предприятия 8"

Задача - отказ от бумажного документооборота

В мае 2011 года фирмой «1С» совместно с компанией «Комацу СНГ», принципы которой провозглашают непрерывное совершенствование, использование в работе и производстве новейших технологий и методов, было принято решение о начале пилотного проекта по запуску обмена электронными документами на базе программных продуктов «1С» между ООО «Комацу СНГ» и ее дистрибьюторами.

По оценке финансового подразделения  ООО «Комацу СНГ» при действующем бумажном документообороте компании ежегодно печатается и подписывается около 70 000 документов, и перевод обмена документами в электронный вид по грубым подсчетам позволит сэкономить 4,5 млн рублей в год.

Главной целью пилотного проекта был  отказ от обмена документами в бумажном виде и переход на электронный юридически значимый документооборот с простым и интуитивно понятным пользователю интерактивным интерфейсом. Именно функциональность и удобство в работе в конечном итоге приводит к экономии времени руководящего состава компании при подписании документов, составленных в электронном виде, и ускорению бизнес-процессов в целом.

Сам проект был разделен на два больших этапа:

1. Запуск обмена первичными документами, которыми законодательство уже позволяет обмениваться. Например, такими как «Заказ товаров», «Счет на оплату», «Накладная на отгрузку», «Прайс-лист» и др.

2. Запуск в тестовом режиме обмена электронными счетами-фактурами (необходимая нормативная правовая база для их использования  пока не принята).

Со стороны ООО «Комацу СНГ» была сформирована рабочая группа из 18 человек  - это специалисты финансовых подразделений, юристы, ИТ-специалисты и руководители служб, а также задействовано 10 компаний-дистрибьютеров.

Обмен первичными документами в электронном виде

Перед началом запуска первого этапа обмена для того, чтобы все разработки были реализованы в соответствии с законодательством РФ, финансовым и юридическим службам компании потребовалось получить разъяснения по некоторым вопросам от контролирующих органов.

В частности, был отправлен запрос и получено официальное письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, разъясняющее порядок использования товарной накладной по форме ТОРГ-12 в электронном виде.

Внедряемая подсистема реализована с использованием новых криптографических возможностей программы «1С:Предприятие 8.2». Изучение функционала механизма обмена электронными документами и его встраивание в учетные системы техническими специалистами заняло не более 2-х недель и проводилось для конфигураций «1С:Управление производственным предприятием 8», (редакция 1.3), «1С:Управление торговлей» (редакция 10.3).

Реализованное решение  и вид интерфейса эргономично вписались в уже существующие учетные системы. При этом  переподготовка пользователей не потребовалась: формирование, подписание и отправка электронного документа с установленной электронной цифровой подписью (ЭЦП) выполняется в одно действие (см. рис. 1).

Рис. 1

Возможность просмотра содержимого первичных документов в электронном виде реализована посредством вывода на экран печатных форм, ежедневно применяемых и привычных для пользователя. На рисунке 2 представлен пример экранного вида печатной формы унифицированной товарной накладной ТОРГ-12, составленной в электронном виде. Пользователь может отслеживать статус документа.

Для подписания ответственными лицами компаний в рабочем окне конкретного пользователя программы разработано отдельное поле для работы с требующими подписи электронными документами. На рисунке 2 представлен пример товарной накладной в электронном виде, подготовленной к подписанию ЭЦП менеджером отдела продаж.

Рис. 2

Сами электронные документы, как и установленные ЭЦП, хранятся в учетной системе пользователя и при необходимости могут быть экспортированы для проведения экспертиз или передачи в контролирующие органы.

В таблицах 1 и 2 приведен перечень этапов, выполняемых сотрудниками участников обмена документами при применении бумажного (как было) и электронного документооборота (как стало).

Таблица 1. Перечень этапов, выполняемых участниками обмена документами со стороны «Комацу СНГ»

Таблица 2. Перечень этапов, выполняемых участниками обмена документами со стороны компаний-дистрибьютеров  ООО «Комацу СНГ»

На рисунке 3 представлен пример архива электронных документов, где наглядно можно увидеть индивидуальные характеристики и состояние (статус) документа.

Рис. 3

Обмениваться счетами-фактурами в электронном виде можно будет после появления аккредитованных операторов электронного документооборота и утверждения ФНС России форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в электронном виде (абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ).

Из отзыва О.А. Куликовой, начальник отдела внутреннего контроля «Комацу СНГ»: «Учитывая, что документооборот с  покупателями компании составляет несколько тысяч документов ежемесячно, мы пытались оптимизировать данный процесс.

С принятием Закона об электронной подписи, у российских компаний, наконец, появилась возможность отказа от бумажного документооборота.  Поэтому, когда нам предложили поучаствовать в проекте по обмену электронными документами, мы с удовольствием принялись за работу, понимая важность  и необходимость. Но полностью отказаться от бумажного документооборота мы не можем, так до сих отсутствуют утвержденные форматы данных для хранения и передачи счетов-фактур, существуют вопросы и по подписанию Товарных накладных (ТОРГ 12) электронной подписью. Но мы не останавливаемся на достигнутом, решаем вопросы путем отправки писем в Минфин России и надеемся на светлое безбумажное электронное будущее».

Источник