В данной статье рассмотрены вопросы, которые наиболее часто задают партнеры и пользователи при переходе с традиционного режима учета запасов и затрат в режим расширенной аналитики. Отчасти они относятся к партионному учету в целом. Материал адресован пользователям программ "1С:Управление производственным предприятием 8" и "1С:Комплексная автоматизация 8".

Партионный учет в вопросах и ответах

При использовании метода ФИФО нет возможности получить эту информацию. Метод основан на допущении, что партии выбывали в том же порядке, в каком поступали на предприятие. При списании этим методом происходит математический расчет - точно так же, как при списании по средней.

При выборе метода списания ФИФО, как и при выборе метода "по средней", финансовый директор (главный бухгалтер) осознает, что идентифицированный учет каждой единицы запаса вестись не будет. Себестоимость списания зависит только от правил, диктуемых выбранным методом, и не зависит от того, с какой полки на складе был снят выбывший запас; в какой последовательности автомобиль объезжал магазины при доставке в них товара и т. п.

Такой подход ПБУ 5/01 (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) предписывает применять независимо от того, автоматизирован учет или нет. Но если при ручном учете бухгалтер сам определял себестоимость списания, руководствуясь стандартом (или отходя от него при желании), то в программе выполняется полностью автоматический расчет себестоимости, бухгалтер больше на него не влияет.

Но при работе в традиционном режиме я видел(а) партию, с которой был списан запас. А в режиме расширенной аналитики - не вижу

Действительно, в регистре Партии товаров на складах при списании запаса указывается Документ оприходования. Но это не информация о том, с какой партии на самом деле списан запас. Это та партия, которая была подобрана программой, исходя из все того же допущения. Ее указание никакой дополнительной информации для анализа не дает. Указывается она для технологических целей: чтобы при проведении следующего документа списания получить информацию об "оставшихся" партиях запасов и выбрать из них партию, поступившую первой.

Информация о выбывших партиях нужна, чтобы проанализировать оборачиваемость и прибыльность товаров различных поставщиков

Если каждый из товаров приобретается только у одного поставщика, для анализа этих показателей не нужна информация о выбывших партиях, достаточно в номенклатурной карточке товара указать Основного поставщика. После этого можно, например, в отчете Ведомость по учету МПЗ указать группировку Номенклатура. Основной поставщик и сравнивать оборачиваемость товаров различных поставщиков.

Если товар одного наименования приобретается у нескольких поставщиков одновременно, достоверная информация об объемах продаж конкретных поставщиков при списании методом ФИФО не может быть получена. Отчет Валовая прибыль по поставщикам формируется исходя из все того же допущения: товары выбывают в том же порядке, в котором они поступали на предприятие.

Если для предприятия действительно важно анализировать объем и себестоимость продаж отдельных поставщиков и если есть возможность при продаже определить, чьи товары продаются, то эти товары нужно идентифицировать и в информационной базе: например, товары разных поставщиков отнести на различные характеристики.

Если такой возможности нет, лучше сначала определить цель, для которой проводится сравнение финансовых показателей при продаже товаров различных поставщиков. На предприятии обычно не решается вопрос "какие товары нам приобрести у этого поставщика?". Решается вопрос "у каких поставщиков нам приобрести этот товар?". Поэтому лучший результат даст не сравнение прибыли от продажи всех товаров различных поставщиков по итогам прошлых периодов, а сравнение условий, на которых различные поставщики предлагают конкретный товар сейчас.

Если все же необходимо получить показатели, аналогичные показателям отчета Валовая прибыль по поставщикам, можно написать свой отчет, базирующийся, например, на таком предположении: товары различных поставщиков продаются пропорционально объемам их поступления за соответствующий период.

Но условия поставок я тоже анализирую по партиям поступивших товаров. А в режиме расширенной аналитики и при поступлении товаров в регистрах партионного учета не указывается поставщик

Объемы, цены и сроки закупок регистрируются в специализированном регистре Закупки. По данным этого регистра формируется отчет Закупки.

Чтобы проанализировать выполнение поставщиком своих обязательств, можно сформировать отчет Ведомость по заказам поставщикам. Отчет позволяет сравнить объемы заказанных и приобретенных товаров, а также цены и сроки заказа и приобретения

В традиционном режиме стоимость списания покупных запасов действительно определяется в документе списания. Но действительно ли это значит, что она определяется сразу и точно?

Себестоимость списания, в том числе и методом "по средней", зависит от последовательности ввода документов. При вводе всех документов поступления и списания оперативно, т. е. в момент совершения операции, себестоимость действительно определяется сразу при формировании документов, или точнее, при их проведении по партиям. Но если хотя бы несколько документов товародвижения введены "задним числом", требуется запустить обработку Проведение по партиям, которая пересчитает себестоимость списания.

Но даже если предположить, что последовательность ввода документов соблюдается всегда, себестоимость списания все равно может измениться:
- за счет поступления дополнительных расходов на приобретение запасов;
- может определяться средняя себестоимость списания за период, одинаковая для всех документов выбытия.

Значит, и при учете в традиционном режиме бухгалтер (экономист) обычно понимает, что сразу он получает не точную, а оценочную стоимость списания, которая позволит ему оценить сумму затрат или прибыль от сделки, но при закрытии месяца может измениться.

В режиме расширенной аналитики такая оценка тоже возможна. Способ оценки определяется в рамках учетной политики предприятия:
- по прямым затратам - по средней стоимости единицы запаса на момент выбытия;
- по плановой себестоимости

Оценка "по прямым затратам" позволяет достаточно точно оценить себестоимость списания, но только в случае, если соблюдается последовательность ввода документов: приходные документы вводятся раньше расходных. Но одно из основных достоинств режима расширенной аналитики - возможность нарушать эту последовательность. Работая в этом режиме, уже не нужно следить за временем проводимых документов: если расходный документ введен в 10:00, а приходный в 11:00, это не повлияет на расчет себестоимости, эту ситуацию не потребуется выявлять и исправлять при закрытии месяца.

Способ "по плановой себестоимости" позволяет не только оперативно оценивать себестоимость, но и при закрытии месяца определить и проанализировать расхождения между плановой и фактической себестоимостью. Практически, реализуется метод управленческого учета стандарт-костинг, при этом полностью соблюдаются стандарты бухгалтерского учета.

Но плановая себестоимость на предприятии рассчитывается один раз в месяц , а цены закупки в течение месяца могут расти. Получается, что оценка по плановой себестоимости будет неточной

Если цены закупки существенно изменяются, плановую себестоимость нужно актуализировать. В первую очередь - для того, чтобы не пропустить момент, когда нужно пересмотреть цены продажи, и только затем для получения более точных данных при списании.

В программе возможно автоматизированное и полностью автоматическое обновление плановой себестоимости по заданным правилам. Эти правила можно дорабатывать, например, инициировать обновление изменившихся цен закупки и плановой себестоимости продукции, для которой изменились цены закупки комплектующих.

Кроме того, можно автоматически регистрировать цены поставщика при поступлении запасов. Контролировать их отклонение от плановой себестоимости можно при помощи отчета Анализ цен. В отчет можно выводить только отклонения, превышающие некоторый критерий существенности. При выявлении таких отклонений нужно пересматривать плановую себестоимость покупных запасов и производимой из них продукции.

И в конце месяца, когда уже известна точная себестоимость списания, я все равно не вижу сумму каждого документа списания

Пожелание анализировать стоимость каждого документа встречается не так уж редко. Но бухгалтер, высказывающий такое пожелание, обычно не может ответить на вопрос, для каких целей ему это нужно.

Это привычка, оставшаяся от времен ручного учета или "лоскутной" автоматизации. Тогда каждый бухгалтер вел свой участок учета автономно, и перед закрытием месяца бухгалтера, ведущие смежные участки, сверяли журналы-ордера. При обнаружении отклонений, они определяли первичные документы, которые были "потеряны" или неправильно оценены в одном из разделов учета. В частности, бухгалтер-материалист сверял суммы списания с бухгалтерами по производственному учету и по реализации.

При работе в одной информационной базе четко соблюдается принцип двойной записи. По одной операции себестоимость списанных запасов не может по ошибке оказаться больше или меньше стоимости начисленных затрат.

Для бухгалтера-материалиста важна информация о себестоимости запасов каждого наименования, счета учета, склада. Для бухгалтера по производственному учету - информация о стоимости материальных затрат по каждой аналитике затрат: статье, счету, подразделению, номенклатурной группе и заказу. Эта информация может быть получена из отчетов Ведомость по учету МПЗ и Ведомость по учету затрат. Суммовая оценка каждого документа списания не даст дополнительной информации ни для анализа затрат, ни для проверки правильности отражения первичных документов.

Указание конкретной партии "в определенных случаях" экономически нецелесообразно и не соответствует действующему законодательству.

Произвольный выбор партий без достаточных оснований исказит результаты отдельных сделок и даже направлений деятельности, а также создаст дополнительный объем работы для бухгалтера, ведущего учет. Идентифицированный учет нужен в тех случаях, когда есть основания для ручного выбора. Такие основания приведены в ПБУ 5/01. Это, в частности, касается запасов, не заменяющих друг друга (т. е. имеющих различные потребительские качества). И в этих случаях идентифицируются не партии поступления, а именно единицы запасов: имеющие различные свойства или предназначенные для различных целей.

Реализован ли идентифицированный учет в режиме расширенной аналитики?

Запасы, имеющие различные потребительские качества, в конфигурации отражаются как разные характеристики номенклатуры. Раздельный учет стоимости запасов для разных характеристик одной и той же номенклатуры ведется опционально, в зависимости от определенной пользователем детализации учета.

Раздельный учет запасов, предназначенных для выполнения различных заказов, возможен в традиционном режиме учета - это обособленный учет по заказам. В режиме расширенной аналитики в чистом виде он не поддерживается, т. к. противоречит одному из основных принципов этого режима: себестоимость списания единицы запаса всегда одинакова, независимо от направления выбытия.

Однако есть способы получить информацию о себестоимости списания в разрезе заказов:
- запасы одного наименования, предназначенные для выполнения разных заказов, учитывать как различные характеристики или серии одной номенклатуры;
- учитывать в разрезе заказов производственные затраты; при анализе результатов заказа, сравнивать сумму продаж и сумму производственных затрат по этому заказу;
- самостоятельно доработать конфигурацию, включить заказ в состав ключа аналитики.

Если ни один из приведенных способов не подходит, и если действительно важно вести раздельный учет себестоимости в разрезе заказов, то целесообразно вести учет в традиционном режиме.

Как можно более подробный расчет себестоимости не всегда является наиболее точным. Детальный расчет нужен там, где себестоимость различных аналитик различается по объективным причинам.

Учет себестоимости по складам целесообразен, если склады находятся достаточно далеко друг от друга: например, это центральный склад предприятия и склады филиалов. Себестоимость идентичных запасов на этих складах может существенно различаться: или они снабжаются поставщиками раздельно, в том числе по разным ценам; или различается стоимость расходов на доставку на каждый склад.

Если разные склады - это материальный склад и цеховые кладовые, то себестоимость идентичных материалов на этих складах тоже может различаться. Но эти различия вызваны субъективными причинами: например, при ведении учета в традиционном режиме в разные подразделения были списаны разные партии материалов. Поэтому учет себестоимости по складам не уточнит, а исказит картину себестоимости продукции этих цехов.

Определение себестоимости каждой серии продукции целесообразно тогда, когда продукция различных серий изготавливается с применением различных технологий (например, из-за различий в химическом составе материалов различных серий); или в случае, если под сериями понимается продукция из различных заказов. В остальных случаях расчет себестоимости различных серий не даст никакой дополнительной информации.

Определение себестоимости каждой характеристики запаса целесообразно тогда, когда различные характеристики не только имеют различные потребительские свойства, но и различный состав затрат: например, сырье по различной цене; различные технологии изготовления. В частности, учет себестоимости обуви одной модели, но разных размеров и полноты может дать более полную информацию для обувной фабрики - и не дать никакой информации для обувного магазина.

Но даже если детальный расчет себестоимости действительно даст более точный результат, это не значит, что он на самом деле целесообразен. Такой расчет потребует значительно большего времени и ресурсов, причем речь идет в первую очередь не о самом расчете (он выполняется автоматически), а о проверке правильности заполнения аналитики в первичных документах. Поэтому принимая решение о детализации расчета, следует задуматься: насколько такая детализация задержит завершение расчета? Возможно, для принятия управленческих решений будет более уместен не столь детальный, но более оперативный расчет себестоимость.

Продолжая тот же пример: себестоимость различных размеров обуви одной модели на обувной фабрике различается. Но для принятия каких решений может использоваться эта информация? Разве фабрика откажется от производства обуви определенных стандартных размеров? А для определения стратегии ценообразования достаточно иметь информацию о плановой себестоимости обуви или даже о нормативах расхода материалов в количественном выражении.

Отчет Валовая прибыль применяется в традиционном режиме учета и учитывает себестоимость реализации по каждому документу продажи.

В режиме расширенной аналитики себестоимость реализации по документу продажи не определяется - как и стоимость списания по каждому документу.

Оценивая валовую прибыль, нужно исходить из средней себестоимости единицы выбытия.

Средней по предприятию? Но мне нужно проанализировать валовую прибыль подразделения, менеджера по продажам, конкретной сделки

Именно поэтому определение себестоимости реализации нужно выполнять в каждом конкретном случае, исходя из экономической целесообразности такого анализа.

Если подразделения продаж - это филиалы, которые либо сами осуществляют закупку товаров (т. е. являются центрами прибыли), либо строят политику ценообразования с учетом стоимости закупки и доставки именно по своему филиалу, тогда себестоимость реализации нужно определять в рамках склада (складов) этого филиала. Аналогично, если подразделения продаж - это магазины с децентрализованным снабжением и разными ценами продажи, себестоимость реализации нужно определять в рамках магазина. А если магазины снабжаются с распределительного склада и политика ценообразования единая по всей сети, то скорее имеет смысл и себестоимость реализации анализировать в целом по предприятию.

Кроме того, нужно определить, является ли валовая прибыль наиболее точным показателем для оценки деятельности торгового подразделения? Возможно, лучше анализировать операционную прибыль, вычитая из суммы продаж не только себестоимость реализации, но и расходы подразделения на сбыт.

При анализе валовой прибыли менеджера по продажам, тоже нужно принимать во внимание организационную и финансовую структуру предприятия. Если менеджер работает в филиале, имеющем отдельный склад, тогда себестоимость реализации нужно определять по складу филиала. А если, например, под "складами" понимаются соседние ангары или зоны одного склада, себестоимость реализации целесообразно анализировать по предприятию в целом (в таком случае вообще нет смысла определять себестоимость в разрезе складов).

Прежде чем анализировать валовую прибыль конкретной сделки, нужно понять, зачем это нужно делать (и нужно ли на самом деле). Обычно прибыль сделки анализируют в одном из случаев:
- либо себестоимость реализации по сделке существенно отличается от себестоимости аналогичных или похожих запасов - тогда речь идет об идентифицированном учете, и себестоимость реализации определяется для конкретной серии товаров;
- либо условия сделки существенно отличаются от типовых условий продажи предприятия: более низкие цены, или скидки - тогда нужно учитывать причины, по которым предоставлены такие условия. Скорее всего, речь идет о больших объемах продажи (необязательно в рамках одной сделки) или о привлечении нового покупателя. Тогда целесообразно анализировать общую прибыль от продаж этому покупателю, а не прибыль от конкретной сделки. Возможно, здесь тоже более точным показателем будет операционная прибыль, учитывающая не только себестоимость реализации (среднюю по предприятию или складу, с которого снабжается покупатель), но и расходы на его привлечение и поддержку отношений с ним: командировки, презентации и пр.

Эти рекомендации относятся скорее не к режиму расширенной аналитики, а к автоматизации крупного предприятия. В этом случае необходима адаптация типового решения по следующим причинам:
- бизнес-процессы и документооборот предприятия уже отработаны, учитывают отраслевые особенности и особенности конкретного предприятия. Нельзя рассчитывать на то, что в типовом решении будет предложен документооборот, оптимальный для каждого производственного предприятия
- при большом объеме информации имеет значение время выполнения расчетов, формирования отчетов и пр. Здесь требуются не универсальные механизмы, а обработки и отчеты, оптимизированные под конкретные схемы работы и конкретные показатели.

Поэтому типовое решение содержит некоторые часто используемые варианты автозаполнения документов и показатели отчетов. Вместо попытки реализовать все возможные варианты типовое решение позволяет подключать отчеты и обработки, адаптированные под конкретное предприятие. Для этого типовое решение включает механизмы:
- подключения внешних обработок автозаполнения табличных частей и отчетов; прочих внешних обработок; внешних отчетов;
- аналитических отчетов, с настраиваемым составом показателей и правилами их расчета.

Например, именно механизм аналитических отчетов рекомендуется использовать для анализа валовой или операционной прибыли. Как определять прибыль, зависит от принципов работы предприятия: себестоимость реализации может определяться средняя по предприятию, по складу или с точностью до конкретной серии; могут учитываться или не учитываться расходы на сбыт.

Точно так же особенности автоматизируемого предприятия нужно учитывать и при разработке других отчетов и обработок, которые упоминаются в этой статье: анализа оборачиваемости и прибыли от продаж товаров различных поставщиков; актуализации плановой себестоимости запасов и т. д.

Источник