Учет НДФЛ со сверхнормативных суточных, выплаченных работнику бюджетным учреждением

Бухгалтер бюджетного учреждения знает, что при направлении гражданского служащего в служебную командировку в соответствии с законодательством помимо расходов на проезд и расходов по найму жилого помещения работнику возмещаются и дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства, т. е. суточные. В предлагаемой статье методисты фирмы «1С» анализируют порядок отражения в учете сверхнормативных суточных и НДФЛ, исчисленного с них, а также дают рекомендации по отражению этих операций в «1С:Зарплате и кадрах бюджетного учреждения 8» и в «1С:Бухгалтерии бюджетного учреждения 8». Отражение в учете сверхнормативных суточных и НДФЛ, исчисленного с них.

Содержание статьи:

• Отражение в учете сверхнормативных суточных и НДФЛ, исчисленного с них
• Начисление НДФЛ в программе "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8"

Отражение в учете сверхнормативных суточных и НДФЛ, исчисленного с них

Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» установлено, что возмещение расходов на выплату суточных осуществляется в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.

Данным постановлением также предусмотрено, что расходы, превышающие установленные размеры, возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Статьей 168 ТК РФ организациям предоставлено право самостоятельно определять размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, коллективным договором либо иным локальным нормативным актом.

Однако статьей 217 НК РФ ограничен размер суточных, не подлежащих налогообложению.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных согласно законодательству Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

В доход, подлежащий налогообложению у физического лица, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Сумма суточных, превышающая указанные лимиты, признается доходом физического лица и облагается налогом на доходы физических лиц по ставке 13 %.

Выплачивая сверхнормативные суточные, организация как налоговый агент обязана удержать у работника сумму налога и перечислить ее в бюджет.

Согласно Инструкции по применению плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н) начисление и одновременно удержание налога на доходы физических лиц отражается следующими записями - см. таблицу.

Согласно пункту 131 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н) начисление налога на доходы физических лиц бюджетным учреждением, как налоговым агентом - работодателем на основании Справки (ф. 0504833), сформированной по данным Расчетной ведомости (ф. 0301010) (Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401)) бюджетного учреждения, отражается по кредиту счета 030301730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030211830-030213830, 030221830-030226830, 030231830, 030232830, 030234830, 030291830).

Аналогичные положения содержатся в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н.

Других записей по начислению налога на доходы физических лиц действующее законодательство для государственных (муниципальных) учреждений не предусматривает.

Таким образом, сумма налога на доходы физических лиц, исчисленная с суммы суточных, превышающих установленные НК РФ лимиты, должна отражаться по общему правилу: Дебет 0 302 21, Кредит 0 303 01.

Пример

Бухгалтерские записи по расчетам с подотчетным лицом приведены в таблице.

Проводка Дебет 0 302 21 Кредит 0 303 01 отражает удержание из заработной платы. По авансовому отчету указанные суммы проходить не должны.

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» данную бухгалтерскую запись можно отразить документом Отражение зарплаты в учете с операцией Удержание НДФЛ из сумм по оплате труда, денежного довольствия, компенсаций и прочих выплат или документом Операция (бухгалтерская).

Непосредственно само начисление НДФЛ реализуется в программе по расчету заработной платы - например, в программе «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8».

Начисление НДФЛ в программе "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8"

Рассмотрим порядок отражения сверхнормативных суточных в учете заработной платы в программе «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8».

Прежде всего, следует добавить новый вид разового начисления Сверхлимитные суточные.

На закладке Расчеты выбрать Последовательность расчета - Первичное начисление, а Способ расчета проще всего сделать Фиксированной суммой.

В созданном новом начислении необходимо указать, что оно Является доходом в натуральной форме, включив соответствующий флажок на закладке Бухучет.

Отражение в бухгалтерском учете при этом определяется - по данным о сотруднике и его плановых начислениях.

По налогу на прибыль данный вид расхода не включается в расходы по оплате труда (ст. 255 НК РФ).

В соответствии с письмом Минфина России от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256 доходы в виде суточных, превышающих указанные размеры, отражаются по коду дохода 4800 «Иные доходы». Его надо указать на закладке Налоги и вносы созданного начисления Сверхлимитные суточные.

После этого можно перейти к расчету заработной платы.

При расчете заработной платы за месяц, в котором были выплачены сверхлимитные суточные, помимо оклада и других постоянных выплат, которые будут автоматически добавлены в документ Начисление зарплаты при его заполнении, на закладке Дополнительные начисления следует добавить начисление Сверхлимитные суточные, указав в нем размер превышения лимита - 5 300 руб. (8 800 руб. - 700 руб. х 5 дней).

После расчета документа Начисление зарплаты будет учтен и НДФЛ со сверхлимитных суточных по ставке 13 %, т. е. если оклад по дням сотрудника за месяц составляет 10 000 руб. и размер сверхлимитных суточных 5 300 руб., то отражаемая в программе сумма будет составлять 1 989 руб.

Из них 1 300 руб. - НДФЛ с основных начислений (10 000 руб. х 13 %), 689 руб. - НДФЛ с дополнительных начислений, т. е. с суммы превышения лимита суточных (5 300 руб. х 13 %).

После проведения документа Начисление зарплаты НДФЛ со сверхлимитных суточных попадет в учет по налогам. В этом можно убедиться, сформировав Регистр налогового учета по НДФЛ.

Так как при создании нового вида разового начисления Сверхлимитные суточные мы указали, что это начисление является доходом в натуральной форме, то в причитающуюся сотруднику к выдаче сумму размер сверхлимитных суточных 5 300 руб. не войдет (см. рис. 1).

Рис. 1

Не будет учтена сумма сверхлимитных суточных (5 300 руб.) и в документе Отражение зарплаты в бухучете, однако НДФЛ с суточных в этот документ попадет (см. рис. 2).

Рис. 2

Обратите внимание! Попадут начисления доходов в натуральной форме в документ Отражение зарплаты в бухучете или нет, зависит от настройки программы «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8». Для этого в меню Сервис необходимо выбрать Настройка программы и в параметре Бухучет доходов в натуральной форме активизировать вариант - Не отражать.

Источник