Расчет и отражение отпуска по уходу за ребенком и ежегодного отпуска в "1С:Предприятии 8"

На линию консультаций фирмы «1С» поступают многочисленные вопросы по порядку отражения в «зарплатных» решениях на платформе «1С:Предприятие 8» ситуации, когда сотрудница организации во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком работает на условиях неполного рабочего времени. Е.А. Грянина, независимый консультант., разъясняет, как правильно отразить эту ситуацию в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Отпуск по уходу за ребенком и ежегодный отпуск: расчет и отражение в "1С:Предприятии 8"

Право сотрудницы предприятия работать на условиях неполного рабочего времени во время отпуска по уходу за ребенком закреплено в статье 256 ТК РФ. При этом за ней сохраняется право на получение пособия по государственному социальному страхованию.

Так как сотрудница во время отпуска по уходу за ребенком работает, то это время должно засчитываться в стаж работы для предоставления ежегодного отпуска (ст. 121 ТК РФ).

Тот факт, что она работает в режиме неполного рабочего времени, не влечет каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав (ст. 93 ТК РФ). Рассмотрим, каким образом необходимо отразить ситуацию в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» на следующем примере.

Пример

Сотрудница Р.Р. Ромашкина  работает в организации с 1 августа 2009 года. За это время: -          сотруднице был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в период с 25.01.2010 по 21.02.2010; -          с 22.02.2010 по 11.07.2010 – она находилась в отпуске по беременности и родам; -          с 12.07.2010 сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребенком; -          с 01.04.2011 начала работать на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на получение пособия по уходу за ребенком; -          с 12.09.2011 по 18.09.2011 – сотруднице предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Отражение в программе начнем рассматривать с регистрации отпуска по уходу за ребенком.

Предоставление сотруднице отпуска по уходу за ребенком

В программе регистрируется с помощью документа Отпуск по уходу за ребенком (см. рис. 1), который относится одновременно и к кадровой, и к зарплатной подсистеме.

Рис. 1

При проведении документа для целей расчета зарплаты регистрируется прекращение всех обычных плановых начислений сотрудницы (оклада, надбавок, премий) и назначение ей трех плановых начислений:

• Пособие по уходу за ребёнком до 1.5 лет – для начисления ежемесячного пособия по уходу за ребенком  до достижения им возраста 1,5 лет;
• Пособие по уходу за ребенком до 3 лет – для начисления ежемесячной денежной компенсации на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
• Отпуск по уходу за ребенком без оплаты – для учета времени отпуска по уходу за ребенком (начисление с нулевым результатом).

Для целей кадрового учета в регистр сведений Состояние сотрудников организаций вносится запись о начале отпуска по уходу за ребенком. Именно эта запись означает прекращение исчисления отпускного стажа для подсистемы расчета остатков отпусков.

Выход на работу на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на получения пособия по уходу за ребенком

В подсистеме кадрового учета выход сотрудницы на работу должен быть зарегистрирован в регистре сведений Состояние сотрудников организаций. Сделать это можно с помощью документа Возврат на работу в организацию. Изменения графика работы и плановых начислений можно зарегистрировать документом Кадровое перемещение организаций, в котором установить Р.Р. Ромашкиной график неполного рабочего времени и назначить в плановом порядке начисление оплаты по окладу и/или других начислений за отработанное время, положенных сотруднице в соответствии с системой оплаты труда, действующей на предприятии.

Теперь сотруднице будет начисляться одновременно и оплата по окладу, и пособие по уходу за ребенком, т. к. оплата по окладу и аналогичные начисления согласно алгоритму работы программы являются вытесняющими по отношению к виду расчета Отпуска по уходу за ребенком без оплаты.

Со дня возврата на работу в подсистеме расчета остатка отпусков продолжится отсчет отпускного стажа.

Если сформировать справку по отпуску Р.Р. Ромашкиной по состоянию на 01.08.2011, то можно увидеть, что ее рабочий год был продлен на количество дней нахождения в отпуске по уходу за ребенком. При этом количество дней отпуска по уходу  за ребенком подсчитано с учетом выхода на работу с 1 апреля 2011 года. Окончание рабочего года сдвинулось, и вместо периода с 01.08.2009 по 31.07.2010 рабочий год составил период с 01.08.2009 по 20.04.2011. Ежегодный отпуск за этот период сотрудница использовала полностью.

Следующий рабочий год начинается с 21.04.2011. За период с 21.04.2011 по 01.08.2011 сотрудница «заработала» 3 полных месяца отпускного стажа, или 7 календарных дней отпуска (28 календарных дней: 12 месяцев х 3 месяца).

Обращаем внимание, что отпуск по беременности и родам в справке не отражен, так как этот период входит в отпускной стаж и не сдвигает рабочий год.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска при работе сотрудницы на условиях неполного рабочего времени в период отпуска по уходу за ребенком

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудница, работая в организации на условиях неполного рабочего времени, обратилась к работодателю с заявлением о предоставлении ей ежегодного оплачиваемого отпуска в период отпуска по уходу за ребенком.

Отпуск сотрудницы регистрируется в программе обычным образом: в кадровой подсистеме – с помощью документа Отпуска организаций, в зарплатной подсистеме – с помощью документа Начисление отпуска сотрудникам организаций (см. рис. 2).

Рис. 2

При этом пособие по уходу за ребенком, право на которое имеется у сотрудницы, выплачивается за весь период, т. е. и за период работы, и за период нахождения в ежегодном отпуске.

Источник