Изменения и «неизменности» ежегодного отчета 2-НДФЛ

ФНС России приказом от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@ обновила порядок представления в налоговые органы сведений по форме 2-НДФЛ. Утвержденный регламент практически повторяет порядок сдачи отчетности 2-НДФЛ прошлых лет, за некоторыми исключениями. Предлагаем вашему вниманию анализ изменений и пошаговую инструкцию проверки готовности информационной системы программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» к формированию годовой отчетности.

Изменения и «неизменности» ежегодного отчета 2-НДФЛ

ФНС России приказом от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@ обновила порядок представления в налоговые органы сведений по форме 2-НДФЛ. Утвержденный регламент практически повторяет порядок сдачи отчетности 2-НДФЛ прошлых лет, за некоторыми исключениями. Предлагаем вашему вниманию анализ изменений и пошаговую инструкцию проверки готовности информационной системы программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» к формированию годовой отчетности.

В  «Российской газете» (№ 243) 28.10.2011 опубликован приказ ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@ «Об утверждении Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц».

Утвержденный регламент практически повторяет порядок сдачи отчетности 2-НДФЛ прошлых лет, но есть исключения. Так, принципиально новой стала форма реестра справок 2-НДФЛ. А правила формирования файла справок, указанные в приказе ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ с прошлого года не изменились. 

Последний день подачи справок 2-НДФЛ за налоговый период – это 1 апреля. В 2012 году 1 апреля выпадает на выходной, поэтому срок переносится на следующий рабочий день – 2 апреля. Датой подачи сведений о доходах на бумаге или электронном носителе считается день предоставления сведений непосредственно в инспекцию или дата отправки их по почте. Отчетная кампания продлится 3 месяца. Это сделано для того, чтобы в отчет попали, по возможности, все доходы 2011 года, в том числе больничные листы, которые сотрудники принесут уже в 2012 году, перерасчет отпусков, окладов, премий.

И хотя до апреля еще далеко, пора начинать подготовку этого отчета, ведь в процессе подготовки и выверки всех данных, возможно, возникнет необходимость перерасчетов НДФЛ, которые удобнее выполнить в течение отчетного налогового периода, т. е. до конца 2011 года.

Для подготовки отчета 2-НДФЛ необходимо убедиться в том, что вся нужная информация имеется в информационной базе, а документы правильно заполнены.

Проверка полноты заполнения сведений для формирования отчета

Подготовка к формированию отчета – хороший повод провести ревизию в настройках параметров учета, проверить, не изменились ли за прошедший год реквизиты организации, убедиться, что обособленные подразделения выделены, занести изменения паспортных данных и адресов регистрации в справочник физических лиц, удостовериться в наличии всех документов для предоставления льгот.

Предлагаем вам пошаговую инструкцию проверки готовности системы к формированию годовой отчетности.

1. Проверим, не изменились ли сведения об организации.

Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> меню Предприятие -> Наши организации -> редактируем организацию -> закладка Основные.

Обратим внимание на сокращенное наименование (Поле Наименование сокращенное). Оно должно соответствовать учредительным документам. Смотрим, не изменились ли ИНН и КПП.

ОКАТО проверяем на закладке Коды.

2. Просмотрим структуру организации.

Если в структуре есть обособленные подразделения – проверим, внесены ли для них значения ОКАТО и КПП.

Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Предприятие -> Подразделения -> редактируем подразделение -> закладка Обособленное подразделение.

Важно! При внесении изменений в ОКАТО и КПП подразделений вам придется перепровести все документы, связанные с расчетом НДФЛ.

3. Работаем со справочником Физические лица.

В течение года сотрудники могли менять паспорт и место регистрации. Попросите их обновить сведения. Проверьте, установлен ли КЛАДР (классификатор адресов), использовали ли его при занесении адресов в базу программы.

Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Предприятие -> Внизу См Также -> редактируем физлицо -> закладка Общее.

Для отчета 2-НДФЛ должно быть заполнено поле «адрес по прописке физ. лица».

Обратите внимание на паспортные данные в графе Удостоверение. Серия паспорта гражданина РФ состоит из двух групп цифр через пробел.

В справочнике Физические лица вверху по кнопке НДФЛ перейдем к проверке сведений, необходимых для расчета НДФЛ.

4. Проверим наличие права на стандартные вычеты у сотрудников и внесение данных о них в программу.

Сопоставим заявления на предоставление стандартных вычетов сотрудникам и указание в программе на закладке Вычеты.

Вы можете удвоить детский вычет, если второй родитель, имеющий право на вычет, напишет отказное заявление (письмо ФНС России от 03.11.2011 № ЕД-3-3/3636).

На закладке Статус налогоплательщика устанавливается признак резидента (по умолчанию установлен признак – резидент).

Если сотрудник работает не с 1 января и принес заявление на вычеты, то на закладке Доходы на предыдущих местах работы проверим, что сведения из справки с предыдущего места работы внесены. Если отсутствует заявление или справка с предыдущего места работы, то нет оснований для предоставления вычетов.

На основании Федерального закона от 21.11.2011 № 330-ФЗ установите сотрудникам, имеющим троих и более детей (по их заявлению) новый вычет в размере 3 000 руб. с 01.01.2011.

Чтобы облегчить замену вычетов на третьих и последующих детей, начиная с версии 2.5.42 в конфигурацию включен Помощник редактирования вычетов на детей.

Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Налоги -> Редактирование вычетов на детей и в меню Расчет зарплаты организаций – Налоги и взносы (рис. 1).

Рис. 1

5. Уточним имущественные вычеты.

Напомним, что названный налоговый вычет может быть предоставлен налогоплательщику до окончания налогового периода при его обращении к работодателю. Он предоставляется на основании уведомления, выданного налоговым органом и подтверждающего право налогоплательщика на вычет. Действующая с января 2011 года норма (п. 4 ст. 220 НК РФ) определяет порядок возврата НДФЛ в случае, когда работодатель после получения от сотрудника в установленном порядке заявления на получение имущественного налогового вычета и соответствующего уведомления удержал налог без учета данного вычета.

Образовавшаяся при этом переплата подлежит возврату налогоплательщику в порядке, установленном в статье 231 НК РФ, которая вступила в силу с 1 января 2011 года (возврат налога осуществляет налоговый орган).

Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Налоги -> Подтверждение права на имущественный вычет (рис. 2).

Рис. 2

6. Проверка соответствия исчисленного, удержанного и перечисленного налога.

Для начала проверим, что занесены все коды доходов.

Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Расчет Зарплаты -> см. также -> Основные начисления и Дополнительные начисления (внизу рабочего стола).

У тех доходов, которые рассчитывались в программе, нужно проверить коды дохода.

О прочих доходах, о которых есть информация, следует занести сведения или в документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН или зарегистрировать разовые начисления с соответствующим кодом дохода в натуральной форме, в зависимости от необходимости удержать при очередном расчете НДФЛ.

Теперь убедимся, что НДФЛ рассчитан, удержан и перечислен.

Сумма налога исчисленная – сколько налога было начислено к удержанию из доходов физического лица. Она может быть зарегистрирована документами:

• Начисление зарплаты работникам организаций (закладка НДФЛ);
• Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН (закладки НДФЛ налоги и доходы (9 % и 35 %);
  
• НДФЛ по ставке 13 %;
• Начисление дивидендов организаций;
• Перенос данных.

Сумма налога удержанная – сколько налога было фактически удержано при выплате дохода физическому лицу. Регистрация этой суммы зависит от установки флажка При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный.

Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Предприятие -> Параметры учета -> закладка Расчет зарплаты.

Если флажок установлен то документы:

• Начисление зарплаты работникам организаций;
• Начисление дивидендов организаций

регистрируют «удержано» одновременно с «исчислено».

   Если флажок не установлен, т. е. налог удерживается на основании пункта 4 статьи 226 НК РФ, согласно которой налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате, то удержанный НДФЛ регистрируется платежными документами:

• Депонирование организаций;
• Зарплата к выплате организаций;
• Платежное поручение исходящее;
• Расходный кассовый ордер;
• Начисление дивидендов организаций.

Что касается документов Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН, то «уплачено» регистрируется независимо от установок флажка – по факту заполнения закладки НДФЛ удержанный.

Если состояние этого флажка менялось в течение налогового периода, то необходимо перепровести все указанные выше документы за весь налоговый период.

Сумма налога перечисленная – сколько налога было фактически перечислено в бюджетную систему. Распределение производится пропорционально суммам налога, подлежащего к перечислению по каждому физическому лицу документом Перечисление НДФЛ в бюджет РФ.

Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8»  -> закладка Налоги -> Перечисление НДФЛ в бюджет РФ (рис. 3).

Рис. 3

В сервисе заполнения этого документа есть ряд ограничений. Так как исчисленный налог зарегистрирован последним числом месяца (рис. 4), то для заполнения списка сотрудников, имеющих доходы, и распределения сумм пропорционально исчисленному налогу – дату платежа нужно установить не ранее, чем первое число месяца, следующего за расчетным периодом.

Рис. 4

Выполнив заполнение, непосредственно перед проведением документа установите в этом реквизите реальную дату платежа. Согласно пункту 6 статьи 226 НК РФ «налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках».

Дата платежа отражается в налоговом регистре, и во избежание вопросов о нарушении указанной нормы нужно чтобы установленная дата фиксировала реальную дату платежа.

Если у подразделений менялся ОКАТО или КПП, то для корректной работы механизма заполнения перепроведите все документы

7. Сформируем отчет 2-НДФЛ.

Теперь, когда вся информация подготовлена – можно сформировать 2– НДФЛ.

Рабочий стол программы 1С:ЗУП 8 -> закладка Налоги -> Подготовка данных по НДФЛ -> Сформировать справки (см. рис. 5).

Рис. 5

Далее нужно выгрузить сформированные справки в файл: нажать кнопку Файл на диск и распечатать реестр.

8. Проанализируем предварительно подготовленный в программе отчет по форме 2-НДФЛ.

Для этого сформируем дополнительный реестр, проанализируем состояние исчисленного и уплаченного налога: не нужно ли выполнить какие-либо перерасчеты, следует ли предложить сотрудникам внести деньги или написать заявление на возмещение НДФЛ, чтобы облегчить им взаимодействие с налоговыми органами.

9. Вправе ли инспекция отказать в приеме справок 2-НДФЛ.

У налоговой инспекции есть причины для отказа в приеме отчета 2-НДФЛ по следующим основаниям:

• Ошибки в форме. Сведения за 2011 год необходимо подготовить по форме, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.10 № ММВ-7-3/611@;
• Неверный файл. В одном файле собраны сведения о разных подразделениях, с разным признаком, за разные годы и т. д.

В «зарплатных» решениях системы «1С:Предприятие 8» при автоматическом формировании допустить эти ошибки просто невозможно.

 Также следует обратить внимание, что наличие ошибки в адресе не является основанием для отказа в принятии справок.

---

Надеемся, что приведенные в статье практические рекомендации помогут пользователям избежать ошибок при подготовке сведений и вовремя сдать отчет по форме 2-НДФЛ.

Источник