Это не учения, боец! Добро пожаловать в реальный мир!
Полигон DISc0nNecT'a

Внимание!

Сайт переехал на новую платформу, в связи с чем изменились постоянные адреса статей. Переиндексация сайта поисковыми системами может занять 2-4 недели. Если вы не нашли нужную статью при переходе с поисковика, попробуйте воспользоваться поиском сайта и найти материал вручную. Приношу свои извинения за причиненные неудобства.

Ваш DISc0nNecT.

Авторизация

Черный мускус
Как заработать денег в интернете

Карта посещений

Другие ссылки

Поиск по сайту

Обмен первичными документами в электронном виде с помощью «1С:Предприятия 8»

Обмен первичными документами в электронном виде с помощью «1С:Предприятия 8»

Растет число компаний, уже оценивших преимущества внедрения электронного документооборота. Помимо ускорения принятия решений и сокращения издержек повышается эффективность бизнес-процессов. Фирма «1С» разработала механизм электронного обмена первичными документами между организациями. Новый механизм был опробован, в частности, в компании «Комацу СНГ». О том, как проходил процесс подготовки и запуска электронного обмена первичными документами, рассказывают специалисты компании.

Обмен первичными документами в электронном виде с помощью "1С:Предприятия 8"

Компания Komatsu Ltd была основана в 1921 году японским предпринимателем Meitaro Takeuchi (Маитаро Такеючи) на западном побережье Японии. История Komatsu в России началась еще со времен СССР, когда в конце 60-х годов прошлого века в страну стали поступать бульдозеры, трубоукладчики, лесовозы и другая, наиболее востребованная в то время техника, не имеющая отечественных аналогов.

На данный момент Komatsu - мировой лидер по производству строительной техники. Основные виды деятельности компании: производство и реализация строительной  техники, горнодобывающего и складского оборудования. В ноябре 2006 года была создана Российская компания ООО «Комацу СНГ», являющаяся на сегодняшний день официальным представительством Komatsu Ltd в странах СНГ.

Задача - отказ от бумажного документооборота

В мае 2011 года фирмой «1С» совместно с компанией «Комацу СНГ», принципы которой провозглашают непрерывное совершенствование, использование в работе и производстве новейших технологий и методов, было принято решение о начале пилотного проекта по запуску обмена электронными документами на базе программных продуктов «1С» между ООО «Комацу СНГ» и ее дистрибьюторами.

По оценке финансового подразделения  ООО «Комацу СНГ» при действующем бумажном документообороте компании ежегодно печатается и подписывается около 70 000 документов, и перевод обмена документами в электронный вид по грубым подсчетам позволит сэкономить 4,5 млн рублей в год.

Главной целью пилотного проекта был  отказ от обмена документами в бумажном виде и переход на электронный юридически значимый документооборот с простым и интуитивно понятным пользователю интерактивным интерфейсом. Именно функциональность и удобство в работе в конечном итоге приводит к экономии времени руководящего состава компании при подписании документов, составленных в электронном виде, и ускорению бизнес-процессов в целом.

Сам проект был разделен на два больших этапа:

1. Запуск обмена первичными документами, которыми законодательство уже позволяет обмениваться. Например, такими как «Заказ товаров», «Счет на оплату», «Накладная на отгрузку», «Прайс-лист» и др.

2. Запуск в тестовом режиме обмена электронными счетами-фактурами (необходимая нормативная правовая база для их использования  пока не принята).

Со стороны ООО «Комацу СНГ» была сформирована рабочая группа из 18 человек  - это специалисты финансовых подразделений, юристы, ИТ-специалисты и руководители служб, а также задействовано 10 компаний-дистрибьютеров.

Обмен первичными документами в электронном виде

Перед началом запуска первого этапа обмена для того, чтобы все разработки были реализованы в соответствии с законодательством РФ, финансовым и юридическим службам компании потребовалось получить разъяснения по некоторым вопросам от контролирующих органов.

В частности, был отправлен запрос и получено официальное письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, разъясняющее порядок использования товарной накладной по форме ТОРГ-12 в электронном виде.

Внедряемая подсистема реализована с использованием новых криптографических возможностей программы «1С:Предприятие 8.2». Изучение функционала механизма обмена электронными документами и его встраивание в учетные системы техническими специалистами заняло не более 2-х недель и проводилось для конфигураций «1С:Управление производственным предприятием 8», (редакция 1.3), «1С:Управление торговлей» (редакция 10.3).

Реализованное решение  и вид интерфейса эргономично вписались в уже существующие учетные системы. При этом  переподготовка пользователей не потребовалась: формирование, подписание и отправка электронного документа с установленной электронной цифровой подписью (ЭЦП) выполняется в одно действие (см. рис. 1).

Рис. 1

Возможность просмотра содержимого первичных документов в электронном виде реализована посредством вывода на экран печатных форм, ежедневно применяемых и привычных для пользователя. На рисунке 2 представлен пример экранного вида печатной формы унифицированной товарной накладной ТОРГ-12, составленной в электронном виде. Пользователь может отслеживать статус документа.

Для подписания ответственными лицами компаний в рабочем окне конкретного пользователя программы разработано отдельное поле для работы с требующими подписи электронными документами. На рисунке 2 представлен пример товарной накладной в электронном виде, подготовленной к подписанию ЭЦП менеджером отдела продаж.

Рис. 2

Сами электронные документы, как и установленные ЭЦП, хранятся в учетной системе пользователя и при необходимости могут быть экспортированы для проведения экспертиз или передачи в контролирующие органы.

В таблицах 1 и 2 приведен перечень этапов, выполняемых сотрудниками участников обмена документами при применении бумажного (как было) и электронного документооборота (как стало).

Таблица 1. Перечень этапов, выполняемых участниками обмена документами со стороны «Комацу СНГ»

Этапы прохождения документа

Обмен документами в бумажном виде (как было)

Обмен документами в электронном виде (как стало)

Отражение в учете документа

1. Ручной ввод первичного документа.

2. Печать на принтере.

1. Ручной ввод первичного документа.

2. Формирование исходящего электронного документа.

Визирование ответственным лицом

3. Собственноручная подпись (одна или несколько).

4. Печать организации.

3. Визирование ЭЦП исходящего электронного документа.

Передача контрагенту

5. Передача лично или отправка почтой. (курьерской службой)

6. Реестр исходящих документов.

<Автоматическая отправка электронного документа с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих>

Получение документа с визой контрагента

7. Получение лично или по почте (курьерской службой).

8. Проверка полученного экземпляра с подписью.

9. Реестр входящих документов.

<Автоматическое получение электронного подтверждения с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих>

Хранение оригинала в архиве

10. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями

<Автоматическое формирование  архива>

 

Таблица 2. Перечень этапов, выполняемых участниками обмена документами со стороны компаний-дистрибьютеров  ООО «Комацу СНГ»

Этапы прохождения документа

Обмен документами в бумажном виде (как было)

Обмен документами в электронном виде (как стало)

Получение документа с визой контрагента

1. Получение лично или по почте (курьерской службой).

2. Проверка полученного экземпляра с подписью.

3. Реестр входящих документов.

<Автоматическое получение электронного документа с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих>

Визирование ответственным лицом

4. Собственноручная подпись (одна или несколько).

5. Печать организации.

1. Визирование ответной ЭЦП входящего электронного документа.

Передача контрагенту

6. Передача лично или отправка почтой (курьерской службой).

7. Реестр исходящих документов.

<Автоматическая отправка электронного подтверждения с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих>

Отражение в учете

8. Ручной ввод первичного документа.

<Автоматическое заполнение данных>

2. Ручной ввод недостающих данных, специфичных для стороны получателя.

Хранение оригинала в архиве

9. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями.

<Автоматическое формирование  архива>

На рисунке 3 представлен пример архива электронных документов, где наглядно можно увидеть индивидуальные характеристики и состояние (статус) документа.

Рис. 3

Обмениваться счетами-фактурами в электронном виде можно будет после появления аккредитованных операторов электронного документооборота и утверждения ФНС России форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в электронном виде (абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ).

 

Из отзыва О.А. Куликовой, начальник отдела внутреннего контроля «Комацу СНГ»: «Учитывая, что документооборот с  покупателями компании составляет несколько тысяч документов ежемесячно, мы пытались оптимизировать данный процесс.

С принятием Закона об электронной подписи, у российских компаний, наконец, появилась возможность отказа от бумажного документооборота.  Поэтому, когда нам предложили поучаствовать в проекте по обмену электронными документами, мы с удовольствием принялись за работу, понимая важность  и необходимость. Но полностью отказаться от бумажного документооборота мы не можем, так до сих отсутствуют утвержденные форматы данных для хранения и передачи счетов-фактур, существуют вопросы и по подписанию Товарных накладных (ТОРГ 12) электронной подписью. Но мы не останавливаемся на достигнутом, решаем вопросы путем отправки писем в Минфин России и надеемся на светлое безбумажное электронное будущее».


Источник

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Яндекс.Метрика